La ficha del estudiante reúne, para el colegio, el curso, los apoderados y los documentos de matrícula que ya están en el expediente.
El curso define la lista de asistencia, los avisos del grupo y la familia a la que se asocia la mensualidad. Si el estudiante cambia de curso durante el año, la ficha tiene que mostrar el curso vigente y dejar anotado el cambio, para que secretaría y dirección no trabajen con dos versiones.
En apoderados basta con lo que el colegio usa para comunicarse y para el pago: nombre, vínculo con el estudiante, teléfono y correo. No hace falta pedir datos que nadie del equipo va a consultar al matricular, avisar o cobrar.
Los documentos de matrícula pueden quedar marcados como recibidos o pendientes, con la fecha en que se archivaron. Secretaría ve qué falta sin abrir una carpeta de papel ni depender de la memoria de quien atendió a la familia.
Con esa ficha al día, el resto del año se apoya en un solo lugar. BuenColegio ordena curso, apoderados y documentos para que el colegio deje de buscar el mismo dato en tres archivos distintos.