Para la administración, la comunidad escolar son los estudiantes, los apoderados y el equipo del colegio. No todo dato que se podría pedir sirve para matricular, pasar asistencia, cobrar o avisar.
Conviene guardar lo que el colegio usa: curso, apoderados de contacto, documentos de matrícula recibidos o pendientes, asistencia del día y la cuenta de la familia. Cada uno tiene un motivo y un lugar, en la ficha o en el informe.
Conviene dejar fuera lo que nadie va a usar para una decisión del colegio: comentarios sobre la familia, copias de conversaciones privadas, antecedentes de salud en la lista general y datos extra sin un uso definido. Un dato sin uso igual hay que cuidarlo.
Los datos de estudiantes menores piden más cuidado que los de un adulto. El colegio decide qué ingresa y debe limitarse a lo necesario para su gestión. BuenColegio ofrece el lugar donde ordenar esa información. El criterio de qué pedir sigue siendo del establecimiento.
Antes de abrir un campo nuevo, la pregunta útil es quién del colegio lo va a mirar y para qué decisión. Si no hay respuesta, es mejor no guardarlo.